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教育行業實物資產管理系統解決方案

發布時間:2014-05-08 11:09:34 信息來源:固定資產管理系統專家-暢捷

    一、背景概述

     隨著教育水平,教學質量,科技技術的不斷更新拓展,國家教委政策的不斷改革學校占有、使用的固定資產規模急劇膨脹,其構成日趨復雜,管理難度越來越大。尤其是隨著校際間的合并與調整、學校內部推行的后勤、財務、人事、分配等各項改革的深化,對高等學校的固定資產管理工作不斷提出新要求。但是,多年來固定資產管理工作一直是高校管理的一個薄弱環節,管理基礎工作不夠規范,資產安全控制體系尚不完善,家底不清、帳實不符、資產流失的現象在不少的學校依然存在。近幾年來,為加強固定資產管理工作,國內一些地區和學校進行了有益的探索,開發管理軟件,開始使用軟件管理教學儀器、設備等,技術上有了一定的進步。但總的看來,這些軟件實現的往往是對原來手工勞動的簡單替代,完成的僅僅是單一業務和專門用途資產的管理而且沒有結合條碼便捷的方式管理,盤點依然繁瑣,耗時耗力,清查盤查不清,日常管理不足,仍然讓資產管理及領導頭疼的問題,未能從根本上改變高校固定資產管理被動、滯后的局面。因此,必須從有力支撐高等教育發展改革的高度出發,結合目前流行的條碼技術,自動識別技術,電子對固定資產管理工作進行系統的規劃和建設,運用現代信息技術真正實現管理水平上的飛躍。

    二、管理的重要性

    固定資產是保證學校教學、科研、生產、行政管理、后勤服務等各項事業順利進行的必要物質基礎,是衡量學校辦學規模和質量的重要條件。管好、用好學校的固定資產,是節約教育經費,提高科研教學工作水平的重要環節,也是推進學校建設和改革,不斷提高學校辦學能力的重要保證。學校固定資產的管理是一項面廣、量大、繁雜的綜合性大工程,要管好固定資產必須要強化管理,即在領導重視,制度保證,全體師生關心和校產管理員努力工作的基礎上,統一思想,力爭其制度化、規范化、系列化、經常化。

    三、解決方案

    上海暢捷實物資產管理系統(KAMS)采用B/S架構,可繼承至校園平臺,可以由各級管理人員在網上實施各項管理活動,傳遞資產管理信息,審批資產日常實物。管理的對象涵蓋了學校各類固定資產,包括房屋及構筑物、教學科研儀器設備、辦公設備、后勤設備、圖書及文物陳列品等,并對物質屬性不同的固定資產進行多樣化管理。系統的功能幾乎覆蓋了所有的固定資產管理業務活動,包括固定資產采購申請,訂單、合同、到貨、驗收、入庫增加、條碼打印、領用申請,調撥、退庫、報廢、處置、清查、統計、分析、帳表、上報數據、低值易耗品出入庫管理等等,具有十分強大的功能。在吸收先進管理思想的基礎上,結合條碼技術,對資產全生命周期管理。

     數據導入,KAMS系統提供Excel格式基礎數據導入,包括資產類別,部門,存放地,資產數據。

目前學校固定資產原則上分為六大類: 

1)土地、房屋、建筑物:包括運動場地、道路、供電設施、給排水管道等;

2)一般設備:交通設備、生活設備、家具等;

3)專用設備:教學儀器、醫療衛生、藝術、文體、電教設備等;

4)文物和陳列品;

5)圖書類:圖書室、閱覽室的圖書、有關軟件資料及音像資料;

6)其他固定資產。

  • 提供強大的權限管理,對學校不同資產管理人員進行權限劃分。限制管理范圍,系統模塊使用限制,分類管理控制,字段顯示控制。
  • 系統采用自定義模塊配置,整個系統貫穿了固定資產申購到資產報廢處置,具體日常管理模塊可以根據學校的要求進行配置,實現“量身打造”。
  • 自定義的條碼生成規則,即一方面要符合國家教育部的要求,另一方面也要滿足行政事業單位國有資產的需要,滿足未來擴充的需要,可完成固定資產條形碼的打印,其中分成批打印和單個打印兩種功能。條碼的作用主要是實現快速、準確的數據采集。與人工輸入相比,速度快,正確率高,并且易于制作,成本低,極大地簡化了作業,提高了工作效率。
  • 采購管理及日常管理,低值易耗品管理采用流程化,結合學校完善的管理制度,通過軟件流程配合制度落實到位,責任分明。“統一領導,分級管理審批”的原則,建立校長、分管校長、部門負責人、財務人員、專用教室資產管理人員等若干層次的責任制流程制度。一級管理好一級,一級帶動一級,層層審批,流程的應用優化的學校的資產管理流程,控制的盲目購置,重復購置,提高的審批時間效率,審批環節有據可查。避免的國有資產的流失混亂等。
  • 自定義的報表功能為學校領導,財務人員,資產管理人員,提供了方便快捷的統計。多種格式靈活導出。
  • 全生命周期導向圖,查看每個資產的生命周期變動情況。既快捷有方便。追溯到資產采購到報廢整個生命周期的情況。
  • 借助條碼,采集器掃描盤點,采用無線數據傳輸或批量處理數據,通過KAMS就可以實現對帳,采用采集器定期進行學校國有資產的全面清查工作,做到“家底”清楚,賬、物相符,統計盤點報表明細報表,盤點工作,速度快,操作簡單,正確率高。


    KAMS應用解決了學校龐大而艱巨的資產管理工作。資產管理落實到位,責任分明,優化了管理制度,流程審批更加方便快捷,工作落實到人。實現了對固定資產的全面監控和有效利用、提高管理工作效率,更好地服務于教育教學等方面,發揮了十分積極的作用,并表現出強大的效能。將學校固定資產管理工作搭建在一個高水平的管理平臺之上,推入了科學化、規范化的軌道。不僅徹底改變了被動局面,而且有力地促進了學校整體管理水平的提高。無論在管理思想、管理方法還是在技術手段上,都達到了國內領先水平,得到了廣大用戶的認可和歡迎。

 

 

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